初めて会議を任せられると同僚や上司が注目するので緊張してしまい、どのように進行した方が良いのか悩むところでしょう。
今後の評価に関わってくるので自分の存在をアピールしながらも、参加者を飽きさせない会議進行が必要となってきます。
気を付けなければならないのが非効率な会議をしてしまうことでしょう。
・ダラダラした会議は非効率
参加者にとっても企業にとっても、同じことの繰り返しで発展のない会議は無駄でしかありません。
ネガティブな発言が目立ち雰囲気も最悪で、どうしようもない会議に参加したことはありませんか？
ポイントを押さえながら前向きな意見を引出し、コントロールすることで有意義な会議にすることができるのです。
ではどのような進行が意味のある会議には必要なのかを一緒に見ていきましょう。
ブランクがあっても転職を有利に進める方法についての記事です。
・効率的で意味のある会議のポイント
1、会議の目的を決める
社内会議には種類があり単に決まったことを伝えたり、進捗を報告する会議と問題の改善や新たな取組に対する意見交換をメインとした会議があります。
時間を要する問題改善などは、目的を定めて事前に下打ち合わせをして揉んでおくと会議の場でスムーズに進行できます。
2、会議資料はシンプルにする
会議の内容にもよりますが、できるだけ要点を押さえて何が問題でどうしたいのか？何が支障になり行き詰っているのかを明確にしましょう。
紙の資料は枚数を極力減らし、シンプルにして補足事項は言葉で補います。
会議資料を作るために、前日残業するような非効率なことは改善しましょう。
3、終了時間を決める
基本的な終了時間が決まっていても意見交換が白熱してしまい、1～2時間くらいなら普通に延長される会議をよく目にします。
当事者は、自分の正当性を主張することで周りが見えていない場合が多いですが、他の参加者はしらけていて、早く終わって欲しいと内心は思っています。
冒頭で終了時間を宣言して延長はしないことを明言しましょう。
もしそれでもまだやり合っているなら打ち切ります。
事前に上司には、議論が長引いた場合には皆さんの業務進行に影響ができるので、強制的に終了することは伺いを立てて起きましょう。
4、決定権のある参加者に絞る
全体会議ならともかく部門や部署毎の会議なら参加メンバーを厳選して、議題に対して実績やある程度の決定権のある人選に絞ります。
人数が多ければ多い程に色んな意見も出てくるし、まとめることが難しくなります。
5、議題決定のラインを決める
会議の議題が全て滞りなく決まれば問題ないのですが、反対意見が出てきたり見直しを余儀なくされ場合もあります。
事前に議題の項目に難易度を決めておき、その日の会議では最低でもこの項目までは決め、それ以外は持ち越し可能な範囲を線引きしておきましょう。
年間の会議予定に議題をはめ込んでおけば、解決できていない項目が浮き彫りになり参加者に共通認識できます。
6、円滑な進行に勤める
声が小さかったり、周りの意見に圧倒されて聞き側に徹してしまったり、逆に熱くなってバトルに発展したら全然ダメです。
参加者を俯瞰で見ながら、どのタイミングで意見に賛同したり遮って進めるか見極めます。
深刻な議題では無理ですが、余裕があればユーモアを交えて時々笑いが起きるくらいの雰囲気づくりができると良いでしょう。
7、発言をコントロールする
議題について熱く長々と語る人は遮り、他の同調意見や補足することでより良くなるような発言を拾い、会議をコントロールします。
雰囲気も良くなり時間短縮できれば調整能力が認められるでしょう。
8、若手にもチャンスを与える
議題にもよりますが、解決策が当たり障りのない内容に成りがちな時には、後輩に振って意見を引き出します。
仕事は出来るが発言力が足りない人材の自信を付けさせる機会になります。
同僚や上司からも部下育成能力があることを垣間見せることに繋がるのです。
9、メリハリをつける
白熱した意見交換や難しい課題で空回りしているようだったら一旦中断して休憩を挟みましょう。
時間がもったいないと感じるかもしれませんが、10分程度でも仕切り直しできると新たなアイデアが出てきたり、冷静になるとまとまらなかった話がまとまることもあります。
コーヒーや飲料水などを会議室の後方に準備すると尚いいでしょう。
10、質問はまとめる
会議進行が良いリズムで進行している途中で、殆どの参加者が分かりきっているような質問を挟んでくると雰囲気が悪くなります。
その都度解答するのではなく休憩前や全て終了する直前に受け付けましょう。
時間が足りない場合には、会議終了後に個別で対応するようにして次回の会議の時に関連する内容であれば公表します。
11、決定したことを問う
問題点の解決策として何通りかの案があり、話の流れで導き出された対策案を参加者全員へ問いかけます。
中には「勝手に上の方で決めやがって」「どうでもいい」と内心思っている参加者もいるかもしれません。
決定事項を共通認識させる意味でも声を出して問いかけて賛同を得るのです。
後になって「聞いてないよ」と言わせません。
・社内会議の進め方まとめ
会議の進行を任せられるのは管理職やグループリーダーなど、これからの上層部を目指す人材に任せられる場合が多いですが、大勢の同僚や上司の意見をまとめることは容易ではありません。
しかし裏を返せばチャンスでもあり自分をアピールできる絶好の場でもあるのです。
大手企業の管理職としてキャリアアップしたいとお考えの方に参考になる記事があります。ご自分のスキルを活かせる可能性が広がるでしょう。
「効率的で意味のある会議のポイント」
1、会議の目的を決めて下打ち合わせしておく。
2、会議資料はシンプルにまとめる。
3、最初で終了時間を決めておき長引かないようにする。
4、実績がある人や、決定権のある参加者に絞る。
5、議題決定のラインを決めることで未解決を低減させる。
6、リズム良く円滑な進行に勤める。
7、偏らないように発言をコントロールする。
8、実力がある若手にもチャンスを与えるように振る。
9、休憩を挟みメリハリをつける。
10、質問は最後にまとめてリズムを保つ。
11、決定したことは全員の賛同を得る。